Sitem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Mulyadi

BAB I

TINJAUAN TEORI DAN PRAKTIK

1.1.            Tinjauan Teori

1.1.1.      Sitem Akuntansi Penerimaan Kas

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Dalam bab ini diuraikan penerimaan kas dari penjualan Over-the Counter Sale, dari Cash-on-Deliverry Sale , dan dari Credit Card Sale. Di samping itu, diuraikan pula penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan, kantor pos dan lock-box-collection plan.( Mulyadi , 2001 : 455 )

1.1.1.1. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahan.

Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, seperti toko buku, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian internal yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :( Mulyadi , 2001 : 455 )

a.         Penerimaan kas dalam bentuk harus segera disetor ke Bank dalam jumlah penuh dengan melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

b.        Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga (3) prosedur antara lain:( Mulyadi , 2001 : 456 )

1).    Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale

Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang keperusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. dalam Over-the Counter Sale ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (Personal Check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari Over-the Counter Sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :     (Mulyadi , 2001 : 456)

a.         Pembelian memesan barang langsung kepada wiraniaga ( Sales Person ) di Bagian Penjualan.

b.        Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi ( personal check ) atau kartu kredit.

c.         Bagian pengiriman menyerahkan barang keoada pembeli.

d.        Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.

e.         Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.

f.         Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

Jika kas yang diterima cek pribadi, bank penjual ( bank yang penjual miliki rekening giro didalamnya) kemudian akn mengurus check clearing tersebut  ke bank pembeli ( bank yang pembeli memiliki rekening giro didalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual merupakan bank penerbit kartu kredit langsung menambah saldo rekening giro penjual setelah dikurangi dengan credit card fee ( yang berkisar 2,5% sampai dengan 4% ). Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara periodik melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.

 

Gambar.  3.1. Penerimaan kas dari Over-the-Counter Sales

2).    Penerimaan Kas dari COD Sale

Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan tunai yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD Sales merupakan sarana untuk barang bagi pembeli dan Jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. COD sales melalui pos belum merupakan sistem penjualan yang umum berlaku di Indonesia. COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut :( Mulyadi , 2001 : 457 )

a.    Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui pos.

b.    Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di Kantor pos.

c.    Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.

d.   Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimannya kiriman barang COD Sales.

e.    Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD Sale. Kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimannya kas dari pembeli.

f.     Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COS Sale telah dilaksanakan.

g.    Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sale telah dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.

Gambar 3.2. melukiskan prosedur COD sales melalui Pos.

Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan lokasi perusahaan, penyerahan barang baiasanya dilaksanakan sendiri oleh fungsi pengiriman perusahaan. Pencatatatan COD Sale dilakukan dua jurnal sebagai berikut :

Jurnal penjualan. Pasa saat barang dikirim. Bagian jurnal membuat jurnal sebagai berikut :

      Pendapatan tunai                    xxx

      Pendapatan Penjualan COD   xxx

                  PPN Keluaran                                     xxx

Jurnal penerimaan kas. Pada saat kas diterima oleh Bagian Kasa, Bagian Jurnal membuat jurnal membuat jurnal dalam jurnal peneimaan kas sebagai berikut :

      Kas                                          xxx

                  Penjualan Tunai                       xxx

      Jika COD sale dilakukan oleh perusahaan kepada pembeli luar kota atau luar pulau, pengiriman dan penagihan harga barang dapat dilakukan lewat kantor pos atau perusahaan angkutan umum. Pencatatan COS sale dilakukan pada saat barang diserahkan kepada kantor pos atau perusahaan angutan umum, dengan jurnal sebagi berikut :

      Piutang COD                          xxx

      PPN Keluaran                                     xxx

      Penjualan COD                       xxx

                  Biaya Angkutan                      xxx

      Pada saat kas diterima dari pembeli melalui kantor pos atau perusahaan angkutan umum, jurnal untuk mencatat transaksi tersebut adalah :

      Kas                                          xxx

                  Piutang COD                          xxx

3).    Penerimaan Kas dari Credit Card Sale

Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over the counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa kantor pos atau angkutan umum. Dalam Over the Countre sale , pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli , melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit. Dalam penjualan tunai yang melibatkan pos atau perusahaan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan ke perusahaan penjual. Pembeli memberi persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan penjual melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.

Kartu kredit digolongkan dalam tiga ( 3 ) kelompok :( Mulyadi , 2001 : 459 )

a.       Kartu Kredit Bank ( Bank Cards )

Kartu Kredit Bank ( Bank Card) diterbitkan oleh Bank atau lembaga keuangan yang lain. Kartu Kredit yang beredar adalah Visa dan Master Card. Dengan menggunakan kartu kredit ini, pembeli sebenarnya memperoleh kredit dari Bank. Perusahaan yang menerima pembayaran melalui kartu kredit dapat memperoleh uang tunai segera dari bank dengan menukarkan Copy Credit Card Sales Slip ke Bank yang menerbitkan kartu kredit biasanya menagih pemegang kartu kredit sebulan sekali, untuk transaksi pembelian dengan menggunakan kartu kredit yang dilakukan oleh pemegang kartu kredit dalam jangka waktu sebulan sebelumnya. Rerangka hubungan antara Bank penerbit kartu kredit , penerbit kartu kredit , dan penjual barang ( disebut dengan istilah Merchant ) , memberikan manfaat kepada semua pihak yang berkaitan tersebut. Penjual barang dijamin dapat menerima uang tunai dengan segera dari bank penerbit kartu kredit , pemegang kartu kredit dapat melakukan pembelian secara kredit satu bulan , dan bank penerbit kartu kredit menerima credit card fee dari penjual.

Gambar 3.3 penjualan dengan Kartu Kredit Bank

b.      Kartu Kredit Perusahaan ( Company Cards )

Kartu kredit ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannnya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

c.       Kartu Kredit berpergian dan Hiburan ( Travel and Entertaiment Cards)

Diner’s Club dan Carte Blance biasanya digolongkan ke dalam travel and entertaiment cards karena pada umumnya kartu – kartu kredit tersebut digunakan dalam bisnis Restaurant, Hotel, dan Motel. Namun , banyak pula toko yang menerima kartu – kartu kredit tersebut sebagai alat pembayaran. Perusahaan penjual barang menguangkan credit card sales slip dari transaksi penjualannya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Jurnal untuk mencatat transaksi penjualan dengan menerima kartu kredit jenis ini tida berbeda dengan jurnal penjualan dengan menerima kartu kredit bank.

Credit card sale adalah transaksi penjualan tunai ( yang merupakan bentuk lain Over the Counter sale) yang pembeli melakukan pembayaran dengan menggunakan kartu kredit.

Gambar 3.4 Penerimaan Kas dari Credit Card Sale

1.1.1.1.1.       Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :( Mulyadi , 2001 : 462 )

a.     Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b.     Fungsi Kas

Dalam transaksi penerimaan kas daripenjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c.     Fungsi Gudang

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d.    Fungsi Pengiriman

Dalam transaksi penerimaan kas adari penerimaan kas dari penjuakan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar hargannya kepada pembeli.

e.     Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan,  penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

1.1.1.1.2.       Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :( Mulyadi , 2001 : 462 )

a.    Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atay kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

b.    Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

c.    Jumlah harga pokok produksi yang dijual selama jangka waktu tertentu.

d.   Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.

e.    Kuantitas produk yang dijual.

f.     Otorisasi pejabat yang berwenang.

1.1.1.1.3.       Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :( Mulyadi , 2001 : 463 )

a.       Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Jika diliat kembali daftar informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai tersebut, maka formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama da kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang bersifat sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh faktur penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus ( packing slip ) yang telah ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang.

b.      Pita Register Kas

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas ( cash register ). Pita register kas ini merupakan bukti peberimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

c.       Credit Card Sales Slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan ( disebut merchant ) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa. Dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai laat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.

d.      Bill of lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang bagi perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang menyerahkan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

e.       Faktur Penjualan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan , kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerima barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimannya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.

f.       Bukti setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setoran dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke Bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke Bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai  oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjulan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

g.      Rekapitulasi harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

1.1.1.1.4.       Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :( Mulyadi , 2001 : 468 )

a.       Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi pejualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu

b.      Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan tunai.

c.       Jurnal Umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

d.      Kartu Persediaan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

e.       Kartu Gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

1.1.1.1.5.       Jaringan Informasi yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :( Mulyadi , 2001 : 469 )

a.       Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

b.      Prosedur penerimaan kas

Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran ( berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai ) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinnya dari fungsi pengiriman.

c.       Prosedur penyerahan barang

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

d.      Prosedur pencatatan penjualan tunai

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Disamping itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.

e.       Prosedur penyetoran kas ke bank

Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan ke Bank dalam jumlah penuh.

f.       Prosedur pencacatan penerimaan kas

Dalam prosedur ini fungsi akutansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

g.      Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jural umum.

1.1.1.1.6.      Unsur Pengendalian Intelrn

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai antara lain :( Mulyadi , 2001 : 470 )

a.       Organisasi

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut :

Ø   Fungsi Penjualan Harus Terpisah dengan Fungi Kas. Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimapanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek. Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kasa akan dicek kebenarannya oleh Bagian Order Penjualan, karena dalam sistem inpenjualan tunai transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai tidak akan terjadi tanpa diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh Bagan Order Penjualan.

Ø   Fungsi Kas Harus Terpisah dengan Fungsi Akuntansi. Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan  fungsi penyimapanan akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Fungsi kas berada di tangan Bagian Kasa dan fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Jurnal. Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya penggunaan kas dari penjualan tunai oleh Bagian Kasa untuk kepentingan pribadi.

Ø  Transaksi Penjualan Tunai Dilakasanakan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Kas, Fungsi Pengiriman dan Fungsi Akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tersebut oleh fungsi yang lain.

b.      Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Ø   Menerima Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan Dengan Menggunakan Formulir Faktur Penjualan Tunai. Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan. Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih, yang dapat digunakan sebagai dasar bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam catatan akuntansi.

Ø  Penerimaan Kas Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Kas dengan Cara Membubuhakan Cap “ Lunas” Pada Faktur Penjualan Tunai dan Penempelan Pita Register Kas pada Faktur Tersebut. Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pemebli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap “ lunas” dan menempelkan pita registerkas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

Ø  Penjualan dengan Kartu Kredit Bank didahului dengan Otorisasi dari Bank Penerbit Kartu Kredit. Masalah yang dihadapi oleh merchant dalam penjualan dengan kartu kredit dari Bank adalah penrntuan bonafiditas pemegang kartu kredit dalam sistem yang Online , mercahnt dilengkapi dengan suatu akat yang dihubungkan dengan cara memasukkan kartu kredit pelanggan kedalam alat tersebut. Dengan alat ini merchant terhindar dari kemungkinan ketidakbonafitan pemegang kartu kredit.

Ø  Penyerahana Barang Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman Dengan Cara Membubuhkan Cap “ sudah diserahkan pada Faktur Penjualan Tunai. Cap yang sudah diserahkan yang dibubuhkan oleh fungsi pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah diserahkannya barang kepada pembeli yang berhak.

Ø  Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas Dokumen Sumber yang Dilampiridengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.Catatan informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih. Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

Ø  Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus dilakukan oleh Karyawan yang Diberi Wewenang untuk Itu. Setiap pencatatan kedalam akuntansni harus dilakukan oleh karyawan yang diberikan wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Sehabis karyawan tersebut memmutakhirkan catatan akuntansi berdasarkan sember , ia harus membubuhka tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut.

c.       Praktik yang Sehat

Ø  Faktur penjualan Tunai Bernomor Urut Cetak dan Pemakaiannya Dipertaggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan. Dalam organisasi ini, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika medapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir.

Ø  Jumlah Kas yng Diterima dari Penjualan Tunai Disetorkan Seluruhnya ke Bank pada Hari yang Sama dengan Trnasaksi Penjualan Tunai atau Hari Kerja Berikutnya. Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan informasi dari bank  yang tercantum dalam rekening koran bank.

Ø  Perhitungan Saldo Kas yang Ada di Tangan Fungsi Kas Secara Periodik dan Secara Mendadak oleh Fungsi Pemeriksaan Intern. Perhitungan secara periodik dan secara mendadak akan mengurangi resiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir. Dalam perhitungan fisik ini dilakukan pencocokan anatara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas yang lain.

1.1.1.1.7.      Bagan Alir Dokumen

Gambar .3.5 Sistem Penerimaan Kas dari Over-the-counter Sale( Mulyadi , 2001 : 476 )

1.1.1.2.Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang

Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasannya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut berasal dari penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas relatif kecil. Dalam perusahaan dagang, seperti toko pengecer, sumber penerimaan kas terbesar berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistemn pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimannya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan kas oleh karyawan yang berhak menerimanya.  Untuk menjamin diterimannya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :( Mulyadi , 2001 : 482 )

1.      Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening Bank. Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek debitur, yang ceknya atas nama perusahaan akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk rekening giro bank perusahaan.

2.      Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

Penerimaan kas dari piutang yang dilakukan melalui penagiahan perusahaan , melalui pos dan melalui lock-box collection plan. Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan meggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima kas dari debitur , sehingga lecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinnya.

1.1.1.2.1.      Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :

( Mulyadi , 2001 : 487 )

a.       Fungsi Sekertariat

Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekertariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekertariat bertugas untuk membuat daftar pemberitahuan atas dasar surat oemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

b.      Fungsi Penagihan

Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagihan perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

c.       Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekertariat ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan ). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.

d.      Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi akuntansi berada ditangan bagian jurnal dan bagian piutang.

e.       Fungsi Pemeriksa Intern

Dalam sistem penerimaan kas dan piutang, fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intrn bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang idselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

1.1.1.2.2.      Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunkan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :( Mulyadi , 2001 : 488)

a.       Surat Pemberitahuan

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagihan perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuan biasanyya berupa tembusan bukti kas keluar.

b.      Daftar Surat Pemberitahuan

Daftar surat pemberitahuan ,erupakam rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekertariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekertariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan.daftar surat penagihan dikirimkan ke fungsi kas untuk dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas

c.       Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke Bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke Bank, bersaamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke Bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh Bank sebagai bukti penyetoran kas ke Bank. Bukti setoran Bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai pleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.

d.      Kwitansi

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikancancelled check kepada check issuer. Jika cancelled check dikembaliakn kepada check issuer kuitansi sebagi tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh chancelled check.

1.1.1.2.3.      Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalia intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang antara lain :( Mulyadi , 2001 : 491 )

a.       Organisasi

Ø  Fungsi Kas harus terpisah dari Fungsi Penagihan dan Penerimaan Kas. Untuk menciptakan internal check fungsi penagihan yang bertanggung jawab untuk menagih dan menerima cek atau uang dari debitur harus dipisahkan dari fungsi penerimaan kas yang bertanggung jawab untuk melakukan enodrsement cek dan menyetorkan cek dan uang tunai hasil penagihan ke rekening giro perusahaan di bank.

Ø  Fungsi kas harus terpisah dari Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi tidak boleh digabungkan dengan fungsi penyimpanan , untuk menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Jika fungsi akuntansi digabungkan dengan fungsi penerimaan kas , timbul kemungkinan fungsi penerimaan kas digabungkan dengan fungsi yang diterima dari debitur untuk kepentingan diri sendiri dan menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan piutang kepada debitur.

b.      Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Ø  Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (Giro Bilyet). Untuk menghindari debitur jatuh ke tangan pribadi karyawan, perusahana mewajibkan para debiturnya untuk melakukan pembayaran menggunakan cek atas nama perusahaan atau dengan bilyet giro,pembayaran yang dilakukan oleh debitur akan terjamin masuk kedalam rekening giro perusahaan.

Ø  Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasr daftra piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Kegiatan fungsi penagihan harus dicek melalui sistem akuntansi. Fungsi penagihan hanya melakukan penagihan atas dasardaftar piutang yang telah jatuh tempo yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dengan demikian fungsi penagihan tidak mungkin melakukan penagihan piutang dari debitur, kemudian menggunakan uang hasil penagihan tersebut untuk kepentingan pribadinya dalam jangka waktu tertentu.

Ø  Pengkreditan rekeningpembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Piutang adalah kekayaan perusahaan. Pengurangan terhadap piutang yang dicatat dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang valid. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar yang andal untuk mengurangi piutang adalah surat pemberitahuan yang diterima dari debitur bersamaan dengan cek.

c.       Praktik yang Sehat

Ø  Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan bagian kasa pada suatu saat terdiri setoran dalam perjalanan. Secara periodik fungsi pemeriksaan bagian intern melakukan perhitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu dokumen yang disebut berita acara perhitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetorkan ke bank dalam jumlah penuh.

Ø  Para penagih dan aksir harus diasurasikan. Manusi seringkali tergoda oleh situasi yang melingkupinya pada suatu saat tertentu. Untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan bagian kasa dan penagihan, karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan lain perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan kecurangan , asuransi yang akan menaggung resiko kerugian yang timbul.

Ø  Kas dalam perjaanan ( baik yang ada ditangan bagian kasa maupun ditangan penagihan perusahaan ) garus diasuransikan. Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada ditangan bagian kasa, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe.

1.1.1.2.4.      Bagan Alir Dokumen

Gambar 3.6. Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Piutang( Mulyadi , 2001 : 495 )