Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu dengan sistem saldo berfluktuasi dan imprest system. Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana aks kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : (Mulyadi , 2001:529)
a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
b. Pengeluaran kas dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat agar rekening ini berfluktuasi.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kasa kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi ctaatan kas perusahaan.
Dalam imprest system , penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :(Mulyadi , 2001:529)
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo ini tidak boleh berubah dari yang telah diterapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti – bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan , yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar.
Baik dengan imprest system maupun dengan fluctuating – fund – balance system peyelenggaran dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur yaitu prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti – bukti pendukungnya. Dalam imprest system , bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dalam fluctuating fun balance system , bukti pengeluaran kas kecil diserahkan oleh pemegang dana kas kecil. Jika dana kas kecil sudah menipis saldonnya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti – bukti pendukungnya dan dikirmkan ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.
1. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :(Mulyadi , 2001:530)
a. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas yang tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil.
c. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti – bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system , bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system tidak dilakukan pencatataan bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
d. Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang yunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system , pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran , namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian , jumlah pengisian kembali dana kas kecil dalam fluctuating system dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran dana kas kecil adalah :(Mulyadi , 2001:532)
a. Jurnal pengeluaran kas ( cash disbursement journal)
Dalam sistem dana kas kecil , catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “ lunas “ oleh fungsi kas.
b. Register cek ( check register )
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ni hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system.
3. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah ;
A. Fungsi kas
Dalam sistem dana kas kecil , fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek , memindahkan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
B. Fungsi akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas :
a) Pencatatan penegluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas kecil ( dalam fluctuating-fund-balance system ).
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
C. Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
D. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
E. Fungsi pemeriksaan intern
Dalam sistrm kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
4. Bagan Alir dokumen
Gambar 3.8. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
kalo ada struk belanja,misal dari indomaret itu masuk ke voucher kas kecl ya
BalasHapusIya masuk ke dana kas kecil 😊😊
Hapus